嗨～！我是 Notion 訓練營助教晉博

4 月底剛完成 40 天的第七屆 Notion 訓練營，緊接著 5 月迎來了 4 場 Notion 講座 去了台中的一所高中分享給老師們以及去到淡江大學新創社分享給學生們 Notion 應用，都給我留下滿深刻的印象！

老師們利用課堂空檔特地來學習 Notion，除了幫助自己持續進修以外，還為了讓學生有更加好的學習成效，甚至都會在課後自主練習，把作品分享給大家觀看

學生們在上完一整天的學校課程以後，依然利用晚上的時間，來學習如何透過 Notion 提升自己的做事與學習效率！

其中淡江的主辦方是 Notion Campus Leaders（Notion 校園推廣大使），很感謝他們有送可愛的 Notion 可愛小周邊！如果你是學生，對於辦活動、Notion 有熱忱，也可以參考這個計

這兩個月的過得非常充（ㄇㄤˊ）實（ㄌㄨˋ）！上完一整天的班以後，下班就是投入訓練營和 Notion 演講，整個人像是被抽乾一樣 👻

很慶幸在 3、4 月忙碌時有女友和 Notion 教學團隊的協助，忙完以後雷蒙和柚子有帶教學團隊一起去做地毯 + 吃慶功宴，這行程讓被抽乾的我，直接吸飽了水份（？

👀 Notion 學長姐故事

本週學長姐：羽喬 - 第七屆 Notion 訓練營優秀學員

#社群行銷 #MVP 霸主 #細節控

羽喬是一位社群行銷，她希望把行銷工作所學所見蒐集成資料庫，並完成標準工作流程與文檔建置，成為有能力帶領別人完成工作的人，然後說服主管讓我成立團隊

所以她在 Notion 訓練營當中就打造出很多能幫助提升工作效率、團隊協作的系統，她的高要求、細心以及非常細心思考自身需求去打造 Notion 系統，所以營期中的全部作業（共 5 份）都有被選到 MVP！這是 7 屆訓練營以來的首次案例！

正好我目前正職也是社群行銷相關，感到特北有共鳴！所以今天的會從羽喬的 Notion 系統中，挖掘出 Notion 可以提升工作效率的案例及技巧，分享給大家！

提升工作效率技巧 1：明確列出目前的問題點

不管是使用 Notion 還是其他任何數位工具，最重要的第一步我覺得都是明確的瞭解現在的問題點是什麼，而且越具體越好

就像愛因斯坦曾說過的：「如果我有一小時拯救世界，我會花 55 分鐘去確認問題為何，只以 5 分鐘尋找解決方案。」

在執行任務時，通常都是在解決「問題」，當你的問題點越清晰，就更容易用 20% 的力量，去解決 80% 的問題，才不會陷入「花一堆時間，卻不是在解決真正重要的問題」

而且把清晰的問題點，要分享給團隊或者是有經驗的其他人，他也更能知道要如何幫助你！

所以羽喬非常清晰列出他想「打造系統解決什麼樣的問題」以後，她做出來的系統都是能真正幫她解決問題的，比較不會陷入打造一個系統或是領了他人的模板，但卻沒辦法有效解決問題

提升工作效率技巧 2：明確的使用流程說明

我在教學時常常聽到學員提問：
：「要怎麼提升團隊的工作效率？」
：「要怎麼讓團隊知道怎麼使用一套工具？」

我覺得要解決這個問題很重要的一點是要有「清晰的使用手冊」

當你為團隊打造一個系統，或是希望團隊使用新工具，最好的方式除了讓她了解這工具有多強大、能解決什麼樣的問題，再來就是要非常清晰地讓團隊知道怎麼使用這工具

羽喬打造給團隊的專案管理系統，就很清楚團隊成員看到一個新的系統時，會不知如何下手，所以她會在系統中寫下團隊使用常見的問題，並列出使用流程，就能讓團隊更快的上手且提升效率

再來就是打造一個「團隊協作手冊」，羽喬把加入團隊的各種大小事都寫成流程，這樣往後團隊中有人忘記流程就能回頭複習，有新成員加入時，只要先去看這份手冊，就能減少非常多溝通與教學成本！甚至能讓「經驗不被浪費掉」

這就很像 Notion 訓練營教學團隊一樣，雷蒙建立了品控手冊系統，並且讓教學團隊們把每一週復盤的經驗知識，都持續的更新到品控手冊裡。

這樣每半年一屆 Notion 訓練營開始的時候，資深助教就可以快速閱讀這份手冊回憶之前的點點滴滴；新助教可以閱讀這份手冊快速的進入狀況，而且知道團隊運作的各種小細節。

提升工作效率技巧 3：透過檢視方式與 Filter、Sort 只顯示你要的資料

在使用一個系統的時候，最讓人頭痛的就是「顯示出一堆我目前用不到的資訊」，非常干擾我要找資料的效率

比方說我要觀看「本週」、「正在進行」的任務，但卻顯示出「整年度」全部的任務，這時候要去找出本週的任務，就會花超多時間，都還沒開始執行任務，就先被一堆資料氣死（？

而羽喬在自己的任務執行區，就很巧妙的運用 Notion 的 Filter、Sort 功能只顯示出她最需要的資料，就不會被一堆用不到的資料干擾

以下圖為案例，羽喬就透過資料庫檢視方式做出「執行中」、「尚未開始」、「已結束」，當需要執行任務的時候，就切換到「執行中」！

羽喬在訓練營為工作打造的系統真的非常完整，而且讓所有教學團隊都非常印象深刻，我希望能透過這篇週報，把她這麼棒的心法分享出來，讓更多人學習！

最後來總結羽喬在打造工作系統，能夠很有效提升工作效率的 3 個點吧！

1. 明確列出目前的問題點：千萬別「花一堆時間，卻不是在解決真正重要的問題」
2. 明確的使用流程說明：一份好的使用流程說明手冊，能大幅減少溝通與訓練交接成本，甚至能讓「經驗不被浪費掉」
3. 透過檢視方式與 Filter、Sort 只顯示你要的資料：在使用一個系統的時候，最讓人頭痛的就是「顯示出一堆我目前用不到的資訊」，所以可以善用 Notion 的功能，把干擾的資料篩選掉吧！

最後，也歡迎去看看羽喬自己投稿的「瑜珈教室課程探索地圖」，可以一探究竟她是怎麼從 0 到 1 打造出 Notion 系統的！

📌《第八屆 Notion 訓練營》招生中！（2024/08/29 - 10/08）

如果你想要 ……

• 打造個人的知識系統
• 有效的回顧過往經驗
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那強烈建議一生一定要至少參與過一場 Notion 訓練營，就能徹底把這套工具學透！

千萬不要錯過這一次的報名機會啦！

讓我們一起陪伴你，透過這 40 天來協助你打造最適合你的系統，進而管理你的生活 😊

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• ❣️Notion 線上訓練營學員的心得、評價和改變 :https://www.facebook.com/notionhacker/videos/683250537059116/​
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• 🎥 看影片瞭解 Notion 訓練營會做些什麼：https://youtu.be/taoUAq9vaNY​

💪🏻 今天的 Notion 主題電子報就到這邊囉，希望內容對你有些啟發與幫助。

未來我們也會持續提供給你更多有用資源與解析的，如果你有想提問、想聽更多的分享主題，也非常歡迎回信聊聊 Or 點餐！

我們下封信見啦～

by 晉博